Percentual de acertos de um sistema de leitura ou validação de documentos em relação ao total de análises realizadas. Quanto maior a acurácia, menor a necessidade de revisão humana e maior a confiabilidade das decisões automatizadas.

Processo de contratação de colaboradores realizado de forma totalmente eletrônica: coleta de documentos, validação, antifraude, assinatura de contratos e integração com sistemas de RH. Reduz o tempo de admissão de dias para horas e elimina o papel do processo.

Técnica que remove ou descaracteriza informações de um documento ou base de dados de forma que o titular não possa mais ser identificado, direta ou indiretamente. Dados anonimizados deixam de ser considerados dados pessoais pela LGPD.

Conjunto de tecnologias e verificações que detectam adulterações, montagens, falsificações e inconsistências em documentos, como edições digitais, fontes divergentes, metadados suspeitos e dados que não conferem com fontes oficiais. É uma camada essencial em processos de onboarding, crédito e contratação.

Interface de Programação de Aplicações. Permite que sistemas diferentes conversem entre si de forma padronizada. Em automação documental, APIs conectam a plataforma de validação aos ERPs, CRMs e sistemas legados da empresa, sem exigir mudanças estruturais na operação.

Tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificado digital emitido por uma autoridade certificadora (no Brasil, no padrão ICP-Brasil) e criptografia para garantir autenticidade, integridade e validade jurídica plena do documento assinado.

Qualquer método eletrônico usado para manifestar concordância com um documento, como clique de aceite, biometria, token ou senha. Possui validade jurídica no Brasil (Lei 14.063/2020 e MP 2.200-2/2001), com níveis simples, avançado e qualificado, conforme o grau de segurança exigido.

Abordagem em que todo o ciclo de vida documental — coleta, classificação, extração, validação, antifraude, aprovação e integração — acontece em um único ecossistema, sem etapas manuais nem fornecedores fragmentados. É o modelo que sustenta a jornada “de documentos a decisões”.

Verificação de antecedentes de pessoas físicas ou jurídicas em fontes públicas e bases oficiais: processos judiciais, listas restritivas, situação cadastral, certidões e histórico profissional. Complementa a validação documental em processos de contratação, crédito e homologação de fornecedores.

Uso de características físicas únicas — como face, digital ou voz — para identificar uma pessoa. Em jornadas documentais, a biometria facial combinada com prova de vida garante que quem envia o documento é, de fato, o titular.

Disciplina de gestão que mapeia, modela, executa, monitora e otimiza processos de negócio. Plataformas de BPM permitem desenhar fluxos documentais com regras, aprovações e prazos, servindo de base para a orquestração de processos.

Empresa ou base que centraliza informações cadastrais, financeiras e comportamentais de pessoas e empresas. Em validação documental, bureaus são consultados para cruzar os dados extraídos dos documentos com registros oficiais, confirmando identidade e situação cadastral.

Etapa de entrada dos documentos no fluxo digital, seja por upload, foto do celular, e-mail, integração com sistemas ou digitalização em lote. Uma boa captura já aplica melhorias de imagem, classificação automática e verificações de qualidade no momento do envio.

Evidência criptográfica emitida por uma autoridade confiável que comprova a data e a hora exatas em que um documento existia ou foi assinado. Garante que o conteúdo não foi alterado após aquele instante, reforçando o valor probatório do documento.

Identidade eletrônica de uma pessoa ou empresa, emitida por uma autoridade certificadora. Contém chaves criptográficas que permitem assinar documentos digitalmente com validade jurídica. No Brasil, os mais comuns são o e-CPF e o e-CNPJ, no padrão ICP-Brasil.

Lista dinâmica dos documentos exigidos em um processo, personalizada por perfil, cargo, contrato ou regra de negócio. Checklists inteligentes solicitam exatamente o que é necessário, para a pessoa certa, no momento certo, e acompanham pendências automaticamente.

Trajetória completa de um documento: criação ou captura, tramitação, uso, arquivamento e destinação final (guarda permanente ou descarte seguro). Gerenciar o ciclo de vida garante conformidade com prazos legais e reduz custos de armazenamento.

Identificação automática do tipo de cada documento recebido — RG, CNH, contrato, comprovante de endereço, certidão — por meio de inteligência artificial. Permite direcionar cada arquivo para as validações e fluxos corretos sem triagem manual.

Processo de solicitação e recebimento de documentos guiado por regras e formulários adaptativos, que validam os arquivos no momento do envio, apontam problemas em tempo real e reduzem drasticamente o retrabalho e as devoluções por pendência.

Conjunto de práticas que garantem que a organização cumpra leis, normas, regulações e políticas internas. Em processos documentais, envolve exigir os documentos corretos, validar sua autenticidade, manter trilhas de auditoria e respeitar prazos de guarda.

Manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade específica. É uma das bases legais previstas na LGPD, ao lado de outras como execução de contrato e obrigação legal.

Comparação automática das informações extraídas de um documento com outras fontes: bases oficiais, bureaus, cadastros internos e demais documentos da mesma jornada. Divergências de nome, CPF, datas ou endereços são sinalizadas para análise, prevenindo fraudes e erros cadastrais.

Qualquer informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável: nome, CPF, endereço, e-mail, dados de localização, entre outros. Documentos como RG, CNH e contratos são repletos de dados pessoais e exigem tratamento conforme a LGPD.

Categoria especial de dado pessoal que exige proteção reforçada: saúde, biometria, origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, vida sexual e dados genéticos. Atestados médicos e cadastros biométricos, comuns em jornadas de RH, entram nessa categoria.

Conversão de documentos físicos em arquivos digitais. No Brasil, o Decreto 10.278/2020 define os requisitos técnicos para que o documento digitalizado tenha o mesmo valor legal do original em papel, incluindo padrões de resolução, formato e metadados.

Documento criado originalmente em meio eletrônico, sem versão física anterior, como um contrato assinado digitalmente ou uma nota fiscal eletrônica. Dispensa digitalização e tende a oferecer mais qualidade e confiabilidade para leitura e validação automáticas.

Disciplina que analisa a autenticidade de documentos examinando elementos de segurança, padrões gráficos, tipografia e sinais de adulteração. Na versão digital, algoritmos reproduzem esse exame em escala, verificando milhares de documentos em segundos.

Investigação prévia e aprofundada sobre uma empresa ou pessoa antes de uma contratação, parceria, investimento ou aquisição. Envolve análise de documentos societários, certidões, situação fiscal, processos e reputação, para dimensionar riscos antes da decisão.

Estratégia e conjunto de tecnologias para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e entregar conteúdo corporativo — documentos, e-mails, mídias e registros — ao longo de todo o seu ciclo de vida, com controle de acesso, versões e conformidade.

Fluxo sequencial e automatizado pelo qual os documentos passam dentro de um processo: recepção, classificação, extração, validações, antifraude, aprovações e integração final. Cada etapa possui regras, responsáveis e prazos definidos, com visibilidade total do andamento.

Leitura automática dos campos relevantes de um documento — nome, CPF, datas, valores, cláusulas — transformando imagens e PDFs em dados estruturados prontos para validação, cruzamento e integração com outros sistemas.

Comparação biométrica entre a foto do documento de identidade e uma selfie capturada no momento da jornada. O sistema calcula um índice de similaridade facial para confirmar que o portador do documento é o seu verdadeiro titular.

Erros possíveis de um sistema de detecção. Falso positivo: um documento legítimo é apontado como suspeito. Falso negativo: uma fraude passa sem ser detectada. Calibrar o equilíbrio entre os dois é essencial para unir segurança e boa experiência do usuário.

Formulário digital que se adapta às respostas do usuário, exibindo apenas os campos e documentos pertinentes a cada caso, validando informações em tempo real e pré-preenchendo dados a partir dos documentos enviados.

Conjunto de tecnologias para armazenar, organizar, indexar e localizar documentos em meio digital, com controle de versões e permissões de acesso. É a base do arquivo digital; plataformas de inteligência documental vão além, adicionando validação, antifraude e orquestração de processos.

Controle contínuo da documentação de prestadores de serviço, fornecedores e seus colaboradores: contratos, certidões, treinamentos, ASOs e obrigações trabalhistas. Evita passivos, garante conformidade e condiciona o acesso às operações à regularidade documental.

Código único gerado matematicamente a partir do conteúdo de um arquivo, funcionando como sua “impressão digital”. Qualquer alteração no documento, por menor que seja, gera um hash completamente diferente — por isso é usado para comprovar integridade.

Processo de avaliação e aprovação de fornecedores antes e durante a relação comercial, com análise de documentos societários, fiscais, trabalhistas, técnicos e de compliance. Quando automatizado, o monitoramento de vencimentos e pendências acontece de forma contínua.

Modelo de automação em que casos de baixa confiança ou exceções são direcionados para revisão humana, enquanto o restante flui automaticamente. Combina a escala da IA com o julgamento humano onde ele realmente agrega valor.

Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira: cadeia oficial de certificação digital do país, mantida pelo ITI. Certificados emitidos nesse padrão (como e-CPF e e-CNPJ) garantem presunção de autenticidade e validade jurídica plena às assinaturas digitais.

Evolução do OCR que combina visão computacional, aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural para classificar documentos, extrair dados com contexto e validar informações automaticamente, mesmo em documentos não padronizados.

Atribuição de metadados e palavras-chave a um documento para que ele possa ser localizado rapidamente depois: tipo, titular, data, contrato, unidade. Em plataformas modernas, a indexação é feita automaticamente a partir dos dados extraídos por IA.

Conexão entre a plataforma documental e os demais sistemas da empresa — ERP, CRM, RH, jurídico — para que dados e documentos fluam automaticamente entre eles, eliminando digitação duplicada, planilhas paralelas e inconsistências entre bases.

Capacidade de sistemas diferentes trocarem informações e trabalharem juntos usando padrões abertos e formatos estruturados (como APIs REST, JSON e XML). É o que permite que uma esteira documental converse com qualquer ecossistema tecnológico já existente.

Processo de verificação de empresas antes de estabelecer uma relação comercial: validação de CNPJ, quadro societário, beneficiários finais, situação fiscal e presença em listas restritivas. É o equivalente corporativo do KYC.

Conjunto de procedimentos para conhecer e verificar a identidade de clientes, exigido especialmente em setores regulados. Envolve validação de documentos, biometria, prova de vida, checagem em listas restritivas e análise de risco do perfil.

Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), que regula o tratamento de dados pessoais no Brasil. Define bases legais, direitos dos titulares, deveres de segurança e sanções. Processos documentais lidam intensamente com dados pessoais e devem ser desenhados em conformidade com a lei.

Tecnologia que verifica se a biometria facial está sendo capturada de uma pessoa real e presente, e não de uma foto, vídeo, máscara ou deepfake. Pode ser ativa (com movimentos solicitados) ou passiva (análise automática da imagem), e é essencial contra fraudes de identidade.

Modelo de inteligência artificial treinado em grandes volumes de texto, capaz de compreender e gerar linguagem natural. Em inteligência documental, LLMs interpretam contratos e documentos não estruturados, resumem conteúdos, respondem perguntas e apoiam validações com contexto.

Aprendizado de máquina: técnica de IA em que algoritmos aprendem padrões a partir de dados, em vez de seguirem apenas regras programadas. É o que permite que sistemas documentais melhorem continuamente a classificação, a extração e a detecção de fraudes.

Dados sobre o documento: tipo, autor, datas de criação e modificação, origem, versão, software utilizado. São fundamentais para indexação e busca — e também para o antifraude, já que metadados inconsistentes podem revelar edições e adulterações.

Campo da inteligência artificial dedicado a compreender e interpretar a linguagem humana. Em documentos, o PLN identifica entidades (nomes, valores, prazos), interpreta cláusulas contratuais e extrai significado de textos livres, não apenas de campos padronizados.

Tecnologia que converte imagens de texto — fotos, digitalizações e PDFs — em texto editável e pesquisável. É a porta de entrada da leitura automática de documentos e a base sobre a qual atuam a extração de dados e as validações inteligentes.

Jornada de entrada de um cliente, aluno, colaborador ou fornecedor realizada de forma totalmente digital: cadastro, envio de documentos, validações, antifraude, assinatura e ativação. Um bom onboarding equilibra segurança máxima com o mínimo de fricção para o usuário.

Coordenação automática de todas as etapas, sistemas, pessoas e regras de um processo documental, garantindo que cada ação aconteça na ordem certa, no prazo certo e com o responsável certo. Vai além da automação de tarefas isoladas: rege o fluxo completo, de ponta a ponta.

Versão do formato PDF padronizada (ISO 19005) para arquivamento de longo prazo. Incorpora fontes e recursos no próprio arquivo, garantindo que o documento seja exibido de forma idêntica no futuro, independentemente de software ou sistema.

Prevenção à Lavagem de Dinheiro (Anti-Money Laundering): conjunto de normas e controles para impedir que recursos de origem ilícita circulem pela economia. Inclui verificação de identidade, monitoramento de operações e consulta a listas de sanções e de pessoas politicamente expostas (PEP).

Técnica que substitui dados identificadores por códigos ou pseudônimos, de modo que a identificação do titular só seja possível com informações adicionais mantidas separadamente e sob controle. Diferente da anonimização, o processo é reversível em ambiente controlado.

Automação de tarefas repetitivas por “robôs” de software que imitam ações humanas em sistemas: digitar, copiar, consultar, transferir dados. Em processos documentais, o RPA complementa a IA executando ações operacionais entre sistemas que não possuem integração nativa.

Nota atribuída pela IA a cada leitura ou validação, indicando o grau de certeza do resultado. Scores altos seguem automaticamente pelo fluxo; scores baixos são direcionados para revisão humana. É o mecanismo que equilibra velocidade, segurança e qualidade.

Acordo de nível de serviço: compromisso formal de prazo e qualidade para cada etapa de um processo, como “documentos validados em até 2 horas”. Em esteiras automatizadas, os SLAs são monitorados em tempo real, com alertas e escalonamentos automáticos.

Processamento direto: quando um caso percorre todo o fluxo — da recepção do documento à decisão final — sem nenhuma intervenção humana. A taxa de STP é um dos principais indicadores de maturidade de uma operação documental automatizada.

Percentual de documentos ou casos processados integralmente sem intervenção humana. É o indicador mais direto do retorno da automação: quanto maior a taxa, menor o custo por documento e mais rápida a operação.

Estrutura hierárquica de classificação dos tipos de documento de uma organização — categorias, subcategorias e nomenclaturas padronizadas. Uma taxonomia bem definida é a base para classificação automática, buscas eficientes e políticas de guarda consistentes.

Registro cronológico e imutável de todas as ações realizadas sobre um documento ou processo: quem enviou, quem visualizou, quem aprovou, quando e de onde. É a evidência que sustenta auditorias, investigações e a comprovação de conformidade.

Verificação automática de que um documento é legível, do tipo correto, está dentro da validade, pertence ao titular esperado e contém as informações exigidas pelo processo. Combina análise de imagem, extração de dados, cruzamentos e regras de negócio configuráveis.

Confirmação de que o documento é genuíno e não foi adulterado, por meio de análise forense digital, checagem de elementos de segurança, consulta às bases emissoras e validação de códigos verificadores, QR codes e assinaturas digitais.

Campo da IA que ensina máquinas a “enxergar” e interpretar imagens. Em documentos, detecta o tipo de arquivo, localiza campos e fotos, avalia qualidade da imagem, identifica sinais de edição e viabiliza o face match entre documento e selfie.

Mecanismo de notificação em tempo real entre sistemas: quando um evento acontece — documento validado, pendência criada, fraude detectada — a plataforma avisa automaticamente o sistema do cliente, sem necessidade de consultas repetidas.

Sequência estruturada de atividades, aprovações e decisões que um processo segue do início ao fim, com regras, responsáveis e prazos definidos. Workflows documentais bem desenhados eliminam gargalos, e-mails soltos e etapas paralelas fora de controle.